De ondernemer of een medewerker van zijn kantoor legt een factuur, kassabon, pinbon, belastingaanslag of ander document op de scanner. Eenmaal gescand, gaat het document de “digidoos” in. Automatisch wordt bepaald of het een inkoop- of verkoopfactuur is en de journaalpost wordt klaargezet voor de administratie van het kantoor. Bankafschriften worden ook digitaal binnengehaald en klaargezet voor verwerking door het kantoor. Het resultaat is een compleet bijgewerkte administratie.


 

Het is scannen, inlezen en de factuur terugvinden in je eigen administratie. Medewerkers van het kantoor zien de boeking direct op het scherm, met daarnaast een digitale kopie van het document.

 

Scanboeken is een intelligent systeem dat steeds meer documenten herkent en foutloos verwerkt naarmate er meer zijn ingelezen. Dat maakt het mogelijk om facturen continu te verrijken en naast journaalposten de stamgegevens van leveranciers  mee te leveren.

Een ander voordeel zijn de zoekmogelijkheden in de archieffunctie waarmee snel facturen en zelfs kassabonnen zijn terug te vinden.

Het wordt nog eenvoudiger wanneer leveranciers van de ondernemer hun facturen elektronisch afleveren bij het Scanboeken, zodat de accountant de daaruit voortkomende journaalpost en e-factuur kant-en-klaar kan ophalen.

Scanboeken herkent spookfacturen, waar ze ook vandaan komen, en behoedt de ondernemer voor schade. Het risico van schade door spookfacturen is daarmee voorbij.

Toekomst van Scannen

Scannen als zelfstandige functie wordt in enkele jaren tijd overbodig. Met digitaal factureren is de stap van het uitbrengen van een offerte naar een digitale factuur dichtbij. Met Scanboeken als schakelpunt komen de gegevensstromen samen en ontstaat er één integraal digitaal systeem van invoeren en verwerken van financiële documenten in administraties die kantoren en hun cliënten met elkaar delen. 

Lees op de website van Scanboeken verder over de voordelen en prijs van Scanboeken.